REGLEMENT D’ORDRE INTERIEUR DU CONSEIL D’ADMINISTRATION                                                                                            
 
Conforme aux statuts coordonnés du 23 février 2013 ou plus restrictifs que ces derniers. En cas de contradiction avec les statuts, ces derniers prévalent. Approuvé au CA du 21 octobre 2017. Edition 1.  

 

1. Fonctionnement du CA 

 

Le Conseil d’Administration est un organe collégial et fonctionne donc selon le principe du collège.

Toute décision doit donc être délibérée (et prise) lors d’un conseil d’administration. Un administrateur ne peut , à lui seul, prendre une décision sauf si certaines compétences lui ont été attribuées par le CA. Si une décision n’a pas été délibérée et prise de manière collégiale, l’annulation de la décision peut être demandée en justice.     

 

2. Répartition des tâches 

 

Le Conseil d'Administration choisira de répartir certaines tâches entre les administrateurs afin de permettre un fonctionnement plus efficace. Il nommera un Président, un Vice-Président, un Secrétaire et un Trésorier. La répartition de ces fonctions sera publiée aux Annexes du Moniteur belge.   

 

3. Compétences 

 

La loi confie au CA le pouvoir de :  - Gérer les affaires de l’association.   - La représenter dans les actes judiciaires et extrajudiciaires. 
La loi stipule également que tous les pouvoirs qui ne sont pas expressément réservés par la loi ou par les statuts à l’AG sont de la compétence du CA. Les compétences exclusives de l’Assemblée Générale ne peuvent en aucun cas être exercées par le Conseil d’Administration. 
 
Sur le plan interne, le conseil d’administration détient les compétences exclusives suivantes:                - Gérer les affaires de l'association ;  - Convoquer l'assemblée générale dans le respect des dispositions légales ou statutaires ;  -  Porter à l'ordre du jour de l'assemblée générale toute proposition signée par un vingtième des membres effectifs ;  -  Recevoir la démission des membres effectifs ; -  Tenir à jour le registre des membres effectifs ;  -  Soumettre annuellement à l'assemblée générale les comptes de l'exercice écoulé et le budget ; -  Déposer, au greffe du tribunal de commerce, certains actes conformément à la loi ;  -  Déposer les comptes annuels au Greffe du Tribunal de Commerce (petites ASBL). 
 
4. Mode de délibération 

 

Les décisions sont valablement prises à la majorité simple des voix des administrateurs présents ou représentés.

  
5. Conflit d’intérêt 

 

Un administrateur confronté à un conflit d’intérêt le signalera avant que le point ne soit abordé, quittera la réunion pendant que le point est discuté ou s’abstiendra de voter sur la question.
 
6. Représentation d’un administrateur 

 

Un administrateur qui ne peut participer à une réunion du conseil d'administration peut se faire représenter par un autre administrateur.  Chaque administrateur ne peut être détendeur que d’une seule procuration.  

 

7. Fréquence des réunions 

 

Un Conseil d’Administration par trimestre, au moins, sera tenu.   


8. Convocation 

 

La convocation est envoyée à tous les administrateurs par le Président du Conseil d'Administration ou l'administrateur désigné par le Conseil d'Administration. Elle contient l'ordre du jour ainsi que le jour, l'heure et le lieu de la réunion.   


9. Ordre du jour 

 

L’ordre du jour est en principe rédigé par le Président du Conseil d’Administration. L’ordre du jour doit être inscrit dans la convocation au Conseil d’Administration.    Tous les points discutés en Conseil d’Administration doivent être inscrit à l’ordre du jour. Cependant, en cas d’extrême urgence ou avec l’accord unanime des
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10. Déroulement de la réunion 

 

La réunion doit suivre l'ordre du jour avec la présence physique des administrateurs afin qu'ils puissent débattre des décisions à prendre de manière collégiale. 

  
11. Procès-verbal  

 

Lors  de  chaque  réunion  du  Conseil  d’Administration,  un  procès-verbal   doit être rédigé.  En général, il est rédigé par le Secrétaire. Il comprendra notamment un résumé des discussions, le résultat des votes avec mention des réserves éventuelles formulées, la liste des décisions et des actions à mettre en œuvre.  Il sera établi et distribué dans les huit jours. Le procès-verbal doit être approuvé et signé par les administrateurs présents au Conseil d’administration, ou par une majorité d’entre eux, lors du CA suivant.  Le procès-verbal doit être conservé dans le registre des documents qui se trouve au siège social de l'association afin qu'il puisse être consulté sur place, sans pouvoir être emporté, par les membres.  


12. Règles d’engagement de dépenses (hors dépenses courantes de la buvette du Clubhouse)

 

Les engagements de dépenses jusqu’à 3 fois la cotisation annuelle de membre adhérent peuvent être engagées avec la signature d’un administrateur.
 
Les engagements de dépenses entre 3 fois la cotisation annuelle de membre adhérent et 5 fois la cotisation annuelle de membre adhérent nécessiteront la demande de deux devis. Ces dépenses seront engagées avec la signature conjointe de deux administrateurs.
 
Les engagements de dépenses au-delà de 5 fois la cotisation annuelle de membre adhérent nécessiteront la demande de deux devis et l’accord préalable du CA . Ces dépenses seront engagées avec la signature conjointe de deux administrateurs.
 
Une vérification de la conformité de l’engagement de la dépense avec le budget de l’association sera faite. 

 

13. Règles d’approbation des factures et pouvoirs de signature sur les comptes de l’association
 
Les factures seront vérifiées par le membre en contrôle de la dépense et ensuite approuvées par un administrateur. Le trésorier et un deuxième administrateur signeront les transferts de fond dépassant 400 € (double signature requise). Trois administrateurs auront mandat sur les comptes de l’asbl, à savoir, le Président, le trésorier et le secrétaire.
 
 
14.  Devoir de discrétion et d’intégrité

 

Tout administrateur est tenu au devoir de discrétion vis-à-vis des informations dont il a pu avoir connaissance et qui pourraient porter préjudice à l’asbl si elles venaient à être divulguées. Le devoir de discrétion interdit à l’administrateur de faire des déclarations intempestives. Dans le cas contraire, il engage sa responsabilité personnelle et pourrait  être condamné à réparer le dommage subi par l’asbl.  Le devoir d’intégrité oblige l’administrateur à gérer les affaires de l’association en conformité aux dispositions légales et à avoir une conduite personnelle en conformité avec les valeurs de l’association .
 
15.  Contrôle interne

 

Le CA mettra en œuvre un contrôle interne visant à assurer que : - Les activités soient gérées en bon père de famille - La comptabilité soit tenue de manière régulière et reflète la situation réelle de l’asbl - Les lois et règlements en vigueur soient respectés.
 
En pratique, le CA mettra en oeuvre les bonnes pratiques de gestion suivantes :  - La séparation des fonctions   - L’enregistrement de toutes les transactions le plus tôt possible - La séparation entre les comptes de l’association et ceux des dirigeants - La vérification, par le(s) vérificateurs aux comptes, à échéance régulière, du respect des procédures (voir le plan de contrôle)
 
 
 
 
Approuvé au Conseil d’Administration du 21/10/2017.

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